Best regards là gì? Ý nghĩa, cách dùng và phân biệt chuẩn

Best regards là cụm từ tiếng Anh mang nghĩa “trân trọng”, “trân trọng nhất” hoặc “gửi lời chúc tốt đẹp nhất”. Đây là câu chào kết thúc phổ biến trong email công việc hoặc thư từ, thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự và thiện chí đối với người nhận. Để hiểu rõ hơn Best regards là gì, cách dùng và cách trình bày chuẩn, hãy tham khảo ngay nội dung được Talk Class chia sẻ sau đây.

Best Regards là gì?

Best regards là lời chào kết thúc thư phổ biến nhất trong tiếng Anh thương mại, mang ý nghĩa “Trân trọng” hoặc “Gửi những lời chúc tốt đẹp nhất”. Cụm từ này thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự nhưng vẫn giữ được sự cởi mở, không tạo cảm giác quá xa cách hay cứng nhắc.

Để hiểu đúng, chúng ta hãy tách cụm từ này ra:

• Best: Viết tắt của “Best wishes” – Những điều tốt đẹp nhất.
• Regards: Sự quan tâm, lời hỏi thăm, sự tôn trọng.

Khi ghép lại, Best regards mang sắc thái Semi-formal (Bán trang trọng) đến Professional (Chuyên nghiệp). Nó được xem là lựa chọn an toàn nhất trong môi trường công sở hiện đại. Nó không quá cứng nhắc nhưng cũng không quá suồng sã như cách bạn nói chuyện với bạn bè.

Khi nào nên và không nên dùng Best Regards?

Mặc dù là “chìa khóa vạn năng” nhưng không phải lúc nào Best regards cũng mở được. Dưới đây là quy tắc sử dụng:

Nên dùng Best regards khi:

• Giao tiếp công việc: Gửi email cho đồng nghiệp, khách hàng, đối tác mà bạn đã có sự quen biết nhất định hoặc đã từng trao đổi trước đó.
• Email hàng ngày: Các email trao đổi tiến độ dự án, báo cáo, hỏi đáp thông tin.
• Khi bạn do dự: Nếu bạn không chắc chắn về mức độ thân thiết với người nhận, hãy chọn Best regards. Đây là lựa chọn ít rủi ro nhất, đảm bảo bạn vẫn lịch sự mà không bị lố.

Không nên (hoặc hạn chế) dùng khi:

• Email cực kỳ trang trọng: Ví dụ như thư xin việc (Cover Letter) gửi lần đầu cho nhà tuyển dụng, thư khiếu nại gửi lên ban lãnh đạo cấp cao, hoặc thư gửi các quan chức. Trong trường hợp này, Sincerely là lựa chọn chuẩn mực hơn.
• Email cho người thân thiết: Gửi cho bạn thân, gia đình hoặc đồng nghiệp cực kỳ thân thiết (như bạn nhậu). Dùng Best regards lúc này sẽ tạo cảm giác khách sáo, xa lạ không cần thiết. Hãy dùng Best, Cheers hoặc Talk soon.

Phân biệt Best Regards với các lời kết khác

Rất nhiều người nhầm lẫn giữa Best regards, Regards và Sincerely. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng ngữ cảnh sử dụng:

Lời kết	Mức độ	Ngữ nghĩa & Ngữ cảnh
Best regards	Bán trang trọng (Semi-formal)	Chuẩn mực. Lịch sự, chuyên nghiệp, thân thiện. Dùng cho hầu hết email công việc.
Regards	Trung tính / Hơi lạnh	Ngắn gọn hơn Best regards. Thường dùng khi đã trao đổi qua lại nhiều lần (thread email dài) hoặc khi bạn muốn tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, đôi khi nó mang cảm giác hơi “lạnh lùng” hoặc vội vã.
Kind regards	Ấm áp hơn Best regards	Trang trọng nhưng ân cần hơn. Thường dùng khi bạn muốn nhờ vả, cảm ơn, hoặc thể hiện sự quan tâm đặc biệt đến người nhận.
Sincerely	Rất trang trọng (Formal)	Nghi thức. Dùng trong thư hành chính, thư xin việc, hoặc khi người gửi và người nhận chưa từng quen biết nhau.

Best Regards vs. Kind Regards

Hai cụm từ này thường được dùng thay thế cho nhau, nhưng chúng có một chút khác biệt tinh tế về sắc thái:

• Best regards: Mang tính năng động, chuyên nghiệp và phổ thông. Nó tạo cảm giác công việc trôi chảy, nhanh gọn.
• Kind regards: Mang sắc thái trang trọng và ấm áp hơn một chút. Từ “Kind” (tử tế/ân cần) thể hiện sự quan tâm cá nhân.

Dùng Kind regards khi bạn muốn thể hiện sự ân cần đặc biệt, ví dụ: gửi email cho cấp trên, cho một khách hàng lớn tuổi hoặc khi bạn đang giải quyết một khiếu nại và muốn tỏ ra mềm mỏng.

Best Regards vs. Sincerely / Yours Sincerely

Đây là lỗi sai phổ biến nhất. Quy tắc “Vàng” để phân biệt nằm ở mức độ quen biết:

Sincerely (Trân trọng/Thành thật): Đây là mức độ Formal (Trang trọng) cao nhất. Bạn chỉ nên dùng khi:

• Viết thư xin việc (Cover Letter) lần đầu tiên.
• Gửi thư cho người mà bạn chưa từng gặp mặt hoặc không biết tên.
• Gửi các văn bản hành chính, pháp lý nghiêm túc.

Best regards: Dùng khi mối quan hệ đã “ấm lên”. Nếu bạn đã trao đổi email qua lại vài lần, hãy chuyển từ Sincerely sang Best regards để xóa bỏ khoảng cách.

Best Regards vs. Regards

Hãy cẩn thận với từ “Regards” đứng một mình! Mặc dù “Regards” không sai ngữ pháp, nhưng trong môi trường công sở hiện đại, việc bỏ đi từ “Best” hay “Kind” thường tạo cảm giác lạnh lùng, xa cách hoặc tệ hơn là bạn đang vội/đang giận.

Nếu bạn đang viết một email phàn nàn hoặc muốn giữ khoảng cách tuyệt đối, bạn có thể dùng “Regards”. Nhưng trong giao tiếp thông thường xây dựng mối quan hệ, hãy luôn thêm tính từ vào trước nó (Best, Kind, Warm).

Các cụm từ khác có thể thay thế Best Regards nên biết

Ngoài Best regards, bạn cũng có thể dùng một số cụm từ sau đây để thay thế:

Nhóm trang trọng (Formal)

• Respectfully (Kính thư/Tôn kính): Thường chỉ dùng trong quân đội, cơ quan nhà nước hoặc khi gửi thư cho các chức sắc tôn giáo, quan chức cấp cao (Tổng thống, Bộ trưởng…). Nó thể hiện sự phục tùng và tôn trọng bậc cao.
• Cordially (Thân ái): Một từ cũ, nghe có vẻ sang trọng nhưng hơi xa cách. Ít dùng trong email kinh doanh hiện đại trừ các thiệp mời trang trọng.

Nhóm thân thiện/Đời thường (Casual)

• Best: Đây là cách viết tắt cực kỳ phổ biến của Best regards. Nó ngắn gọn, hiện đại, thích hợp cho việc trao đổi nhanh qua điện thoại hoặc với đồng nghiệp thân thiết.
• Thanks / Many thanks: Dùng khi bạn đang nhờ vả hoặc email của bạn chứa yêu cầu cần đối phương thực hiện.
• Cheers: Rất phổ biến ở Anh và Úc. Từ này mang không khí vui vẻ giống như một lời nâng ly. Chỉ dùng với bạn bè hoặc đồng nghiệp cực kỳ thân thiết.
• Warmly: Tạo cảm giác rất cá nhân và ấm áp. Thường dùng giữa những người đã biết rõ về nhau và chia sẻ mối quan hệ tốt đẹp.

Cách trình bày và quy tắc viết Best Regards đúng

Nội dung đúng là chưa đủ, hình thức trình bày cũng thể hiện sự tỉ mỉ của bạn. Dưới đây là các quy tắc trình bày và viết Best regards chuẩn nhất:

Viết hoa: Chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên.

• Đúng: Best regards, / Kind regards,
• Sai (hoặc không khuyến khích): Best Regards, (Viết hoa cả hai từ nhìn sẽ hơi cứng nhắc và giống tiêu đề hơn là lời chào).

Dấu câu: Luôn luôn phải có dấu phẩy (,) ngay sau cụm từ kết thúc.

• Ví dụ: Best regards,

Vị trí: Lời kết nên nằm cách đoạn văn cuối cùng của email một dòng trắng, và nằm ngay trên tên hoặc chữ ký (Signature) của bạn.

Để bạn dễ hình dung, dưới đây là 2 ví dụ cụ thể về cách dùng Best regards.

Ví dụ 1: Email gửi đối tác báo giá (Sử dụng Best regards)

Subject: Gửi báo giá dịch vụ Marketing – Công ty XYZ

Dear Mr. John,

Cảm ơn ông đã quan tâm đến dịch vụ của chúng tôi. Dựa trên yêu cầu của ông trong buổi họp hôm qua, tôi xin gửi đính kèm bảng báo giá chi tiết cho chiến dịch sắp tới.

Nếu ông cần thêm thông tin chi tiết, vui lòng cho tôi biết.

Best regards,

Tran Thu B Sales Manager

Ví dụ 2: Email gửi sếp báo cáo tuần (Sử dụng Kind regards)

Subject: Báo cáo tiến độ dự án A – Tuần 2 tháng 10

Hi Sarah,

Em gửi chị báo cáo tiến độ dự án A tuần vừa qua. Nhìn chung, các hạng mục đều đang chạy đúng tiến độ. File chi tiết em đã đính kèm trong email này.

Chúc chị một tuần làm việc hiệu quả.

Kind regards,

Le Van C

Tóm lại, Best regards là lựa chọn an toàn và hiệu quả nhất cho hầu hết các email công việc hàng ngày. Nó cân bằng hoàn hảo giữa sự chuyên nghiệp và thái độ thân thiện. Tuy nhiên, bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng các cụm từ thay thế khác để phù hợp nhất với hoàn cảnh. Hy vọng những chia sẻ từ Talk Class sẽ hữu ích với bạn.