Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp + bài mẫu

Hiện nay, rất nhiều người chưa biết cách soạn một email bằng tiếng anh đúng chuẩn và chuyên nghiệp. Đặc biệt, trong môi trường công sở khi việc sử dụng email để giao tiếp trong công việc là rất phổ biến. Do đó, hiện có nhiều nơi áp dụng các chương trình đào tạo tiếng anh cho doanh nghiệp, trong đó có hướng dẫn cách viết email bằng tiếng anh cho nhân viên. Vậy cấu trúc chuẩn của một email bằng tiếng anh gồm những phần nào? Cần lưu ý gì khi viết? Hãy cùng Talk Class tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.

Cấu trúc của một email tiếng anh tiêu chuẩn

Về cơ bản, một email tiếng anh chuyên nghiệp sẽ gồm 5 phần sau:

• Subject Line (Tiêu đề email)
• Salutation (Lời chào)
• Opening sentence (Câu mở đầu)
• Body (Nội dung chính)
• Sign-off (lời kết) & Signature (chữ ký)

Nắm vững cấu trúc này giúp bạn sắp xếp ý tưởng mạch lạc, người nhận có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng. 

Subject Line (Tiêu đề email)

Tiêu đề là ấn tượng đầu tiên và quyết định việc người nhận có mở email của bạn hay không. Để thu hút người đọc, bạn có thể nguyên tắc 3C khi viết tiêu đề email là: Clear (Rõ ràng) – Concise (Ngắn gọn) – Catchy (Đúng trọng tâm). Tránh không viết tiêu đề dài vì khiến email dễ bị bỏ qua hoặc chuyển vào hộp thư rác.

Công thức tối ưu: [Hành động/Mục đích] + [Dự án/Chủ đề] + [Thời gian nếu có]

Ví dụ: 

• Viết sai: Hello / Update / Need your help.
• Viết đúng: [Action Required] – Marketing Plan Q3 Approval – Oct 15th hoặc Meeting Recap: New Product Launch (Oct 10).

Salutation (Lời chào)

Lời chào đầu thư là cần thiết và bắt buộc phải có. Tùy thuộc vào mức độ thân thiết và ngữ cảnh giao tiếp, việc lựa chọn đúng đại từ nhân xưng thể hiện sự tôn trọng và am hiểu văn hóa công sở:

• Khi chưa biết tên người nhận: Sử dụng To whom it may concern hoặc Dear Sir/Madam để đảm bảo tính chuẩn mực và trang trọng.
• Khi đã biết tên (Trang trọng): Áp dụng công thức Dear + Mr./Ms. + Họ của người nhận, (Ví dụ: Dear Ms. Smith,).
• Khi trao đổi thân mật/Nội bộ: Ưu tiên sự gần gũi với Hi [Tên], / Hello [Tên] hoặc dùng Dear Team, / Hi everyone, khi gửi thông báo chung cho nhóm.

Opening sentence (Câu mở đầu)

Câu mở đầu có tính chất dẫn dắt về vấn đề bạn muốn nói trong email nhưng mềm mại, uyển chuyển hơn, giúp người đọc dễ tiếp nhận thông tin. Tùy từng mục đích và bối cảnh, bạn có thể áp dụng cách viết câu mở đầu như sau:

• Nếu là email chủ động: I am writing to… (Tôi viết email này để…).
• Nếu là email phản hồi: Hãy bắt đầu bằng một lời cảm ơn để tạo thiện cảm: Thank you for reaching out… (Cảm ơn bạn đã liên hệ…) hoặc Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì sự phản hồi nhanh chóng của bạn).

Body (Nội dung chính)

Đây là phần quan trong nhất của email. Thông tin cần được trình bày súc tích, đi thẳng vào vấn đề. Nếu có từ hai luồng thông tin trở lên, bắt buộc sử dụng gạch đầu dòng (bullet points) để người đọc dễ dàng nắm bắt (scan-reading).

Khi đưa ra yêu cầu, không sử dụng các câu mệnh lệnh mang tính áp đặt. Thay vào đó, hãy sử dụng cấu trúc câu hỏi lịch sự để tăng thiện cảm và thúc đẩy hành động.

Ví dụ:

• Could you please send me the report by Friday? (Bạn có thể gửi báo cáo cho tôi trước thứ Sáu không?)
• I would appreciate it if you could review the attached document. (Tôi rất biết ơn nếu bạn có thể xem qua tài liệu đính kèm).

Sign-off (lời kết) & Signature (chữ ký)

Kết thư bạn cần có lời kết và chữ ký đi kèm. Đây là yếu tố giúp tăng thiện cảm, hiệu quả của thư với người đọc, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp. Một số cụm từ kết thư phổ biến là:

• Rất trang trọng (Dùng cho thư xin việc, đối tác lớn): Sincerely, hoặc Yours faithfully,
• Phổ biến, an toàn (Dùng trong hầu hết công việc): Best regards, hoặc Kind regards,
• Rất thân thiết (Dùng trong nội bộ team): Cheers, hoặc Best,

Tổng hợp mẫu câu tiếng anh viết email phổ biến

Dưới đây là tổng hợp một số mẫu câu tiếng anh dùng để viết email thông dụng nhất theo nhiều hoàn cảnh khác nhau, bạn có thể tham khảo và áp dụng:

Mẫu câu mở đầu & Nêu lý do

• I am writing to inquire about… (Tôi viết email này để hỏi về…)
• Following up on our previous conversation… (Tiếp nối cuộc trò chuyện trước của chúng ta…)
• I am writing to let you know that… (Tôi viết thư để thông báo với bạn rằng…)

Mẫu câu đính kèm tài liệu (Attachments)

Please find attached… (Vui lòng xem [tên tài liệu] được đính kèm…)

• I have attached [file name] for your review. (Tôi đã đính kèm [tên file] để bạn xem xét.)
• As requested, I am sending you [file name] attached to this email. (Theo yêu cầu, tôi gửi bạn [tên file] đính kèm trong email này.)

Mẫu câu đưa ra yêu cầu / nhờ vả lịch sự

• Could you please…? (Bạn có thể vui lòng… được không?)
• I would appreciate it if you could… (Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể…)
• Would it be possible for you to…? (Liệu bạn có thể… giúp tôi được không?)

Mẫu câu sắp xếp lịch hẹn / Cuộc họp

• Are you available on [Day] at [Time]? (Bạn có rảnh vào lúc [Thời gian] ngày [Thứ/Ngày] không?)
• Let me know what time works best for you. (Hãy cho tôi biết thời gian nào phù hợp nhất với bạn.)
• I would like to schedule a brief meeting to discuss… (Tôi muốn lên lịch một cuộc họp ngắn để thảo luận về…)

Mẫu câu xin lỗi / Thông báo tin xấu

• We sincerely apologize for any inconvenience caused. (Chúng tôi chân thành xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào đã gây ra.)
• Please accept my apologies for the delay in responding. (Xin nhận lời xin lỗi của tôi vì sự chậm trễ trong việc phản hồi.)
• I regret to inform you that… (Tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…)

Mẫu câu cảm ơn & Hẹn phản hồi

• Thank you in advance for your help. (Cảm ơn trước vì sự giúp đỡ của bạn.)
• Looking forward to hearing from you soon (Rất mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.)
• If you need any further information, please feel free to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin, đừng ngại liên hệ với tôi.)

Các lỗi dịch thuật người Việt hay mắc phải khi viết email bằng tiếng anh

Tư duy “tiếng Việt sao, tiếng Anh vậy” là một trong những lỗi phổ biến nhất của người Việt khi học tiếng anh. Dưới đây là một số lỗi dịch thuật dễ mắc phải nhất khi viết email tiếng anh:

Lỗi 1: Dịch “word-by-word” các cụm từ xin lỗi và cảm ơn

Nhiều người thường có thói quen dịch nội dung theo kiểu word-by-word khiến những câu văn có vẻ đúng về mặt ngữ pháp nhưng lại vô nghĩa hoặc thô đối với người bản xứ. Trong văn hóa phương Tây, lời cảm ơn và xin lỗi mang sức nặng rất lớn, vì vậy chúng cần được diễn đạt bằng những cấu trúc chuẩn.

Trường hợp Cảm ơn:

• Sai: Thank you for your understand. (Lỗi sai cơ bản về loại từ, “understand” là động từ, không thể đứng sau tính từ sở hữu “your”).
• Đúng: Thank you for your understanding. (Cảm ơn vì sự thấu hiểu/thông cảm của bạn – Sử dụng khi bạn vừa nhờ vả hoặc thông báo một sự cố bất khả kháng).

Trường hợp Xin lỗi:

• Sai: Sorry for late. (Dịch sát nghĩa “Xin lỗi vì trễ”, nhưng sai hoàn toàn về mặt ngữ pháp).
• Đúng: I apologize for the delay. (Tôi xin lỗi vì sự chậm trễ này – Cách diễn đạt trang trọng, thể hiện thái độ cầu thị và nhận trách nhiệm một cách chuyên nghiệp).

Lỗi 2: Lạm dụng thì và cấu trúc câu phức tạp

Một lỗi rất hay mắc phải khác là mang tư duy viết luận (IELTS Writing) vào viết email công việc. Nhiều người cố gắng phô diễn vốn tiếng Anh bằng cách nhồi nhét câu điều kiện loại 3, mệnh đề quan hệ hay các từ vựng hàn lâm, hiếm gặp. Điều này khiến đối tác của bạn phải đọc đi đọc lại bức email 3 lần mới hiểu bạn đang muốn nói gì.

Hãy nhớ nguyên tắc trong giao tiếp thương mại: “KISS” (Keep It Short and Simple – Hãy giữ mọi thứ ngắn gọn và đơn giản). Mục tiêu duy nhất của email là truyền tải thông tin chính xác và nhanh chóng.

• Ưu tiên câu chủ động: Giúp thông điệp trực diện và rõ ràng chủ thể hành động. (Ví dụ: Thay vì viết “The report will be sent to you by our team”, hãy viết “Our team will send you the report”).
• Tối giản hóa ngữ pháp: Không cần đao to búa lớn, bạn chỉ cần nắm vững 3 thì cơ bản: Hiện tại đơn (nêu sự thật, trạng thái), Quá khứ đơn (báo cáo việc đã làm) và Tương lai đơn (cam kết bước tiếp theo).

Lỗi 3: Bỏ qua lời kêu gọi hành động (Call to Action – CTA)

Bạn đã viết một phần thân email xuất sắc, trình bày vấn đề rành mạch, số liệu rõ ràng và không có lời kêu gọi hành động (CTA). Việc thiếu CTA ở cuối email sẽ khiến người nhận không biết cần làm gì tiếp theo.

Để chốt lại vấn đề một cách khéo léo, hãy đặt CTA rõ ràng ngay trước lời chào kết (Sign-off). Tùy thuộc vào mục đích email, bạn có thể áp dụng các mẫu câu sau:

Khi cần xin ý kiến phê duyệt hoặc thảo luận:

• Please let me know your thoughts on this. (Vui lòng cho tôi biết suy nghĩ của bạn về vấn đề này).

Khi chờ đợi đối tác phản hồi thông tin chung:

• I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn).

Khi cần đốc thúc hành động cụ thể:

• Could you please confirm this by the end of today? (Bạn có thể xác nhận thông tin này trước cuối ngày hôm nay được không?).

Mẫu email bằng tiếng anh chuyên nghiệp, nhiều chủ đề

Dưới đây là tổng hợp một số mẫu email bằng tiếng anh chuyên nghiệp, đa dạng bối cảnh và chủ đề giúp bạn hiểu rõ cách viết email bằng tiếng anh và áp dụng nó phù hợp:

Mẫu email ứng tuyển việc làm (Cover Letter)

Subject: [Job Title] Application – [Your Full Name]

Dear [Hiring Manager’s Name / Hiring Team],

I hope this email finds you well.

I am writing to express my interest in the [Job Title] position at [Company Name], as advertised on [Where you found the job].

With over [Number] years of experience in [Your Field], I have developed a strong skill set in [Key Skill 1] and [Key Skill 2]. In my previous role at [Previous Company], I successfully [Mention a brief, impactful achievement]. I am confident that my background aligns well with the requirements of your team.

I have attached my resume and portfolio for your review. I would welcome the opportunity to discuss how my skills can contribute to the success of [Company Name].

Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.

Best regards,

[Your Name]

[Your Phone Number]

Mẫu email báo cáo tiến độ dự án (Status Update)

Subject: Project Update: [Project Name] – [Date]

 

Hi [Recipient’s Name],

I am reaching out to provide a quick update on the [Project Name].

Here is what we have accomplished so far this week:

[Task 1 completed]

[Task 2 completed]

Next steps for the upcoming week include:

[Task 3 planned]

[Task 4 planned]

 

Currently, we are on track to meet the deadline. However, to proceed with [Specific Task], we require your approval on the attached document.

Could you please review it and share your feedback by [Date/Time]?

Let me know if you have any questions.

 

Warm regards,

 

[Your Name]

Mẫu email thương lượng / từ chối khéo léo

Subject: Regarding the Proposal for [Project/Service]

 

Dear [Recipient’s Name],

Thank you for sharing the detailed proposal. We truly appreciate the time and effort your team has put into this.

After carefully reviewing the timeline and budget, we realize that [mention the issue gently, e.g., the proposed budget exceeds our current allocation for this quarter].

Would it be possible to discuss a more flexible approach or explore alternative options that align with our constraints? We are very interested in working with you and hope we can find a mutually beneficial solution

 

Please let me know your availability for a quick call next week.

Sincerely,

[Your Name]

Mẫu email nhắc nhở (Follow-up) lịch sự

Subject: Following up: [Original Subject of the Email]

 

Hi [Recipient’s Name],

I hope you are having a productive week.

I am just following up on my previous email regarding [Topic/Request]. I understand you are busy, but I wanted to check if you have had a chance to review the [document/proposal/question] I sent on [Date].

If you need any further clarification or additional information from my side, please do not hesitate to ask.

I look forward to your update.

Best regards,

[Your Name]

Mẫu email xin nghỉ phép (Sick leave / Annual leave)

Subject: Leave of Absence Request – [Your Name] – [Dates]

 

Dear [Manager’s Name],

I am writing to request a formal leave of absence from [Start Date] to [End Date]. I plan to return to work on [Return Date].

During my absence, [Colleague’s Name] has agreed to cover my urgent tasks. I will make sure to complete all my pending work before I leave.

Please let me know if you need any further information. Thank you for your understanding.

 

Best regards,

[Your Name]

Mẫu email mời họp (Meeting Invitation)

Subject: Invitation: Meeting to discuss [Topic] – [Date & Time]

 

Hi Team,

I would like to schedule a meeting to discuss [Meeting purpose/Topic].

Details of the meeting are as follows:

Date: [Date]

Time: [Time]

Location/Link: [Room/Zoom link]

Please review the attached agenda before the meeting. Let me know if this time works for you, or if we need to reschedule.

 

Best regards,

[Your Name]

Về bản chất, cách viết email bằng tiếng Anh không hề khó và cũng không đòi hỏi bạn phải có vốn từ vựng quá cao siêu. Tuy nhiên, bạn cần viết đúng cấu trúc, trình bày rõ ràng, súc tích, dễ hiểu và đúng vấn đề. Hy vọng những thông tin và mẫu email trong bài sẽ hữu ích với bạn trong quá trình làm việc, học tập.